档案管理制度

第一章 总则

第一条 为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，促进基金会健康持续发展，制定本档案管理制度。

第二条 本制度所称的基金会档案，是指基金会在开展公益活动中形成的，有查考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的历史记录，包括视音频、图片、刊物、信函、合同和凭证等电子和纸质记录；涵盖行政人事、党建、项目运行和财务账册等。

第三条 基金会各部门和员工有保护档案的义务。

第四条 基金会档案管理实行集中、统一管理，实现科学管理，条理系统，编号规范，查找方便。

第二章 机构和人员

第五条 档案工作由基金会秘书长统一领导，综合部是基金会档案管理的行政主管部门。各部门承担部门文件材料的收集、整理和归档交接。

第六条 综合部档案工作的基本任务

（一）贯彻执行基金会的档案工作的方针政策，健全档案工作规章制度，统筹基金会档案工作发展规划；

（二）对各部门各种文件材料的形成、积累和归档工作进行监督和指导；

（三）负责管理基金会的全部档案并提供利用，协助做好基金会信息公开工作。

第七条 综合部档案工作专职人员负责接收、立卷、保管、鉴定与销毁等的档案工作及档案库房管理；岗位人员要求具备胜任岗位要求的工作能力，熟悉基金会业务，掌握档案管理、信息管理等相关知识，不定期参加业务培训。

第八条 各部门人员负责主管范围内的文件材料的日常收集、整理和归档交接。

第三章 形成与收集

第九条 各部门履行职责过程中应当按照有关程序和要求形成归档文件材料，材料应当真实、准确、系统，组件齐全、内容完整。

第十条 下列文件材料应当纳入收集范围

（一）行政档案。包括理事会会议资料和决议；与政府、民政主管部门及有关单位往来信函、协议，公务活动中形成的归档文件材料；对外发布制度、报告等公开信息材料；党建活动。

（二）项目档案。包括立项申请、项目方案、协议、执行文件等归档文件。

（三）人事档案。

（四）财务档案。

第十一条 各部门负责制定文件材料归档范围和档案保管期限，经基金会会议审议通过后实施，普通档案保管期10年，重要档案永久保管；人事、会计文件材料的归档范围和档案保管期限还需符合国家相关规定。

第四章 整理与归档

第十二条 档案整理应当遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系；档案文件分类方案一经确定，保持一致，不得随意变动，以便于保管和利用。

第十三条 人事档案、会计档案和行政档案一般以年度为单位进行整理和归档，项目档案以项目为单位，原则上在项目结题后3个月内完成整理和归档。

第十四条 归档时交接双方根据归档目录清点核对，并履行交接手续。档案管理专职人员实现随办随归，并按规定履行登记手续。任何部门和人员不得将应归档文件材料据为己有或拒绝归档。

第十五条 档案应当逐卷或逐件编制档号。档号应当指代单一，体现档案门类、整理分类体系和排列顺序等档案基本属性。

   行政档案XZ + 类别 + 年度 + 册数

   项目档案XM + 项目编号 + 册数

   人事档案RS + 类别 + 年度 + 册数

   财务档案CW + 年度 + 册数

第五章 保管与借阅

第十六条 档案存储和保管应当确保实体安全和信息安全。电子档案需有备份；档案库资料要防火、防水和防污染，定期清扫除尘；建立档案台账，定期清点档案数量。

第十七条 档案借阅规定

（一）借阅档案必须履行借阅审批和登记手续，须经部门负责人、理事长或秘书长的批准；

（二）借阅人不得转借、拆卸、调换、涂抹和污损档案；

（三）未经许可不得复印档案，不得带离档案保管场所；

（四）经理事长或秘书长的批准外借的档案，须在规定时间内返还。

第六章 鉴定与销毁

第十八条 综合部会同相关部门有关人员组成鉴定小组，对已达到保管期限的档案进行鉴定处置，形成鉴定工作报告。对仍需继续保存的档案，重新划定保管期限并做出标注；对确无保存价值的档案，按规定予以销毁。

第十九条 档案销毁须编制档案销毁清册，列明拟销毁档案的档号、形成时间、应保管期限、已保管时间和销毁时间等内容，经档案来源部门和基金会领导审核批准，在档案销毁清册上签署意见。

第二十条 综合部负责人组织档案销毁工作，并与相关部门共同派员监销。监销人在档案销毁前，应当按照档案销毁清册所列内容进行清点核对；在档案销毁后，应当在档案销毁清册上签名或盖章；销毁清册永久保存。

第七章 奖励与处罚

第二十一条 对档案收集、整理、保管和利用等做出显著成绩的人员，基金会依据贡献值，将给予表扬，晋升等奖励。

第二十二条 对违反基金会档案管理制度的人员，依据违规轻重，给予警告、处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第八章 附则

第二十三条 本制度的解释权归北京卫联心脑血管疾病防治基金会。

第二十四条 本制度经基金会理事会审议通过之日2021年2月23日起施行。